assistant(e) administratif Direction Générale (H/F)
Poste basé à
Troyes - Cité administrative des Vassaules
CDI
Formation ou expérience souhaitées :
BAC + 2 minimum dans le domaine concerné ou expériences équivalentes. Permis B.
I. Description du SDDEA
Le Syndicat des Eaux de l’Aube (SDDEA) et sa Régie ont pour objet une gestion intégrée et durable du cycle de l’eau sur un périmètre de 481 communes. Ses 302 collaborateurs travaillent au quotidien sur plus de 4 000 km de réseaux d’eau potable, 1 000 ouvrages, 20 stations d’épuration et 2 500 km de cours d’eau. Son siège, situé à Troyes, et ses 8 agences assurent un maillage cohérent au plus près des territoires.
Le SDDEA ancre sa stratégie sur une gouvernance locale forte, gage d’efficacité sur le terrain, ainsi que sur une action globale intégrée permettant l’anticipation d’enjeux comme le changement climatique.
La consolidation du modèle de gouvernance, la réussite des transferts de compétence, la poursuite de la professionnalisation des services et de leur transversalité, le développement des systèmes d’information, constituent les principaux axes de structuration.
II. Descriptif général du poste
a. Intitulé du poste / filière
Intitulé du poste : Assistant(e) de direction (H/F)
Filière : Administrative
b. Finalité du poste
Assiste la Responsable Support Direction Générale et, en son absence, le Directeur Général. Est en relation avec différents interlocuteurs ou services (directeur général, élus, directeurs généraux adjoints, directeurs, responsables, service des Ressources Humaines, service des assemblées) afin d’optimiser la gestion de leur activité. Participe à l’organisation et la coordination des informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers administratifs et participe étroitement à l’organisation d’évènements spécifiques internes et externes (assemblées générales, Observatoire de l’Eau, instances, salons, …).
c. Positionnement dans la structure
Rattachement au Support de la Direction Générale.
d. Activités
Activités principales
Secrétariat de Direction Générale :
- Recevoir et distribuer le courrier du SDDEA et de sa Régie.
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriels et appels téléphoniques du Support de la Direction Générale.
- Préparer des dossiers physiques en amont des réunions.
- Contribuer à la rédaction, mettre en forme tous types de courriers.
- Réaliser la saisie de notes, de documents, de données de formes et contenus divers.
- Procéder à une mise à jour régulière de documents et de dossiers divers.
- Imprimer, photocopier et assembler tous types de documents.
- Trier, classer et archiver tous types de documents.
- Effectuer des recherches bibliographiques diverses.
- Accueillir des visiteurs.
Gestion des réservations du Support de la Direction Générale :
- Procéder aux inscriptions aux évènements extérieurs.
- Assurer la gestion et le suivi des réservations des déplacements.
- Assurer la gestion et le suivi des réservations de prestation de traiteurs/restaurants.
- Assurer le suivi des notes de frais, produire des ordres de mission, bons de commande et certificats administratifs.
- Préparer les salles réservées (matériel informatique et collation), accueillir les participants.
Support administratif du service communication :
- Participer à l’organisation d’évènements internes et externes.
- Participer à la constitution et à la mise à jour d’une photothèque.
- Procéder à une mise à jour régulière de supports de communication divers.
Activités secondaires
Gestion des fournitures/denrées :
- Assurer un suivi du stock de fournitures de bureau et gérer les commandes internes du Support Direction Générale.
- Assurer en lien avec la Direction Générale Adjointe de la Coordination et des Affaires Juridiques le suivi et le réapprovisionnement du stock de denrées alimentaires du site des Vassaules.
Gestion de boites mails et des salles de réunion :
- Gérer la boîte mails des deux entités de la structure (SDDEA et Régie du SDDEA).
- Assurer la gestion et le suivi des réservations de salles (site des Vassaules et salles externes).
Suppléance
Responsable Support Direction Générale :
- En son absence, pour les activités liées à l’assistanat de Direction.
e. Lieux d’intervention / localisation
Cité administrative des Vassaules – 22 rue Grégoire-Pierre Herluison – 10000 TROYES
Déplacement exceptionnel en cas de réunion de service ou de manifestations externes.
f. Relations hiérarchiques et fonctionnelles
Hiérarchiques
- Supérieur hiérarchique direct niveau 1 : Responsable Support Direction Générale
- Supérieur hiérarchique niveau 2 : Directeur Général
Fonctionnelles
- Services internes de la Direction Générale.
- Directions rattachées directement à la Direction Générale.
- Autres Directions Générales Adjointes
- Elus du SDDEA et sa Régie.
- Collectivités territoriales et administrations du Département de l’Aube.
- Prestataires de service.
III. Profil du candidat
a. Marge d’autonomie
Placé(e) sous l’autorité de la Responsable Support Direction Générale, l’Assistant(e) de direction sera amené(e) à une autonomie limitée selon les aspects du métier tout en respectant les consignes données et le calendrier du Support de la Direction Générale.
b. Compétences
SAVOIRS
- Expression orale et écrite de qualité.
- Orthographe, syntaxe et grammaire.
- Logiciels de bureautique (WORD, EXCEL, POWERPOINT, etc…).
- Techniques de secrétariat.
SAVOIR-ETRE
- Rigueur, réceptivité, réactivité.
- Forte capacité d’organisation et de méthode.
- Confidentialité, discrétion.
- Courtoisie et bonne présentation.
- Capacités relationnelles.
- Respect du principe hiérarchique.
SAVOIR-FAIRE
- Traitement des dossiers et saisie de documents.
- Aptitude rédactionnelle, synthèse, prise de notes.
- Aptitude à travailler en équipe.
- Sens des priorités et discernement.
- Capacité à gérer les urgences.
- Capacité à faire circuler l’information.
- Organisation du classement et de l’archivage des dossiers.
- Adaptation de son discours en fonction de l’interlocuteur.
- Notions d’organisation et de gestion du temps de travail.
- Force de proposition pour améliorer l’efficacité du secrétariat.
c. Informations complémentaires
Permis de conduire B indispensable.
d. Moyens à disposition
Bureau.
Matériel informatique.
e. Formations souhaitées
BAC + 2 minimum avec expérience dans le domaine considéré.
f. Contraintes du poste
- Disponibilité (réunions ponctuelles en soirée).
- Présence requise en l’absence de la Responsable Support Direction Générale.
- Travail en présentiel uniquement.
- Manutention de charges occasionnelle lors de l’organisation d’évènements.